Arquivamento de documentos: como gerir comprovantes, notas e boletos

Posted by Luiz Paulo Castro on 12/02/2020 08:00:00
Luiz Paulo Castro

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Você sabe como funciona o arquivamento de documentos? Entenda como funciona e veja nossas dicas para gerenciar melhor a documentação do seu negócio. Estamos aqui para te ajudar a chegar ao sucesso! 😉 

 

Uma empresa precisa manter sua organização em dias para facilitar os processos internos. A desordem dos processos administrativos podem impedir o seu crescimento empresarial. Neste artigo você irá encontrar algumas das melhores dicas para um melhor arquivamento de documentos na sua empresa.

 

O que você irá ver: 

  • Eu devo arquivar os documentos de forma digital?
  • Como controlar os comprovantes? 
  • Como controlar as notas?
  • Como controlar boletos? 
  • Conclusão

 

Eu devo arquivar os documentos de forma digital?

 

Sabe aquela prateleira abarrotada de documentos e uma quantidade absurda de pastas que muitas vezes se perdem ou leva algumas horas para encontrar um devido arquivo?

 

Hoje, existem formas de arquivar documentos sem ocupar muito espaço na sua empresa. Muitas vezes na nuvem ou em ou através do uso de algum software especifico para armazenamento de dados da empresa. 

 

Veja algumas das vantagens dessa forma de armazenamento:

 

  • Ocupa menos espaço
  • Quantidade ilimitada de espaço virtual 
  • Mais conectividade em diversos aparelhos 
  • Busca de forma rápida 
  • Organização virtual 

 

Veja algumas das desvantagens dessa forma de armazenamento:

 

  • Segurança (precisa investir em segurança de dados)
  • Muitas vezes precisa pagar por mais espaço de armazenamento
  • Sempre necessita de uma conexão com a internet
  • Liberdade para utilizar arquivos (leia sempre os termos de condição de uso)
  • Vazamento de informações

 

Hoje, a tecnologia está presente em tudo que fazemos, pode ser que ainda hoje você não tenha a necessidade de armazenar os arquivos na nuvem ou em um software com ajuda da tecnologia, mas a tendência é que isso ocorra cada vez mais rápido daqui para frente. Adequar-se agora é um diferencial para sua empresa ganhar destaque no mercado, agora a era é digital. 

 

Como controlar os comprovantes?

 

Sabe os comprovantes das vendas que você realiza? Você deve guarda-los,  afinal eles são considerados documentos, você pode precisar deles no futuro. 

 

Sempre estamos sujeitos a imprevistos e  quando aparece algum problema, como por exemplo:  um cliente entrar com um processo contra a empresa informando do desconhecimento da compra. Vai ser importante juntar o maior número de provas dessa transação, caso você tenha um comprovante com a assinatura dele, as chances de você ganhar o caso são maiores. 

 

Os empreendedores costumam guardar todos os comprovantes em pastas especificas por finalidade e mês, você também pode fazer isso de forma digital para que o papel que comprove a compra não saia a tinta. 

 

Dica: Separe um momento especifico da semana para digitalizar os processos. Na maioria das vezes não precisamos deles, mas sempre tem aquela situação onde esse hábito vai te salvar.

 

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Como controlar as notas? 

 

Toda empresa tem a sua maneira de controlar as notas fiscais,  e tudo bem! Não existe uma regra, o importante mesmo é controla-las. Quando uma organização tem uma boa gestão de notas a empresa funciona de forma mais otimizada.

 

O sistema mais comum de controlar todas as notas fiscais emitidas pela empresa é o armazenamento em nuvem  que concede uma praticabilidade no momento da busca.

 

Mas caso você tenha perdido as notas fiscais da sua empresa, você pode consultar novamente as mesmas no site da prefeitura da sua cidade. Basta acessar o site do Portal da Nota Fiscal Eletrônica, inserir seu certificado Digital e poderá consultar todas as notas fiscal emitidas com seu CNPJ.

 

Dica: Verifique quais foram as notas emitidas e se foram armazenadas na nuvem o no software da empresa. 

 

Como controlar os boletos?

 

O boleto é hoje uma das opções da pagamento preferidas dos brasileiros, eles vieram para facilitar a forma como efetuamos o pagamentos de compras e débitos.  Uma das maiores seguranças se da pelo código de barras, é possível emitir boletos para depositar dinheiro em contas e etc.

 

Você consegue efetuar o pagamento do boleto em bancos, casas loterias, pontos de atendimentos, internet banking e até mesmo apenas com o código de barras, sem precisar do papel físico. 

 

Para assumir uma boa gestão dos boletos veja essas três dicas abaixo:

 

1° Esteja ciente de quantos boletos foram emitidos 

 

É fundamental que sua empresa tenha controle e saiba quantos boletos são emitidos, até por que, hoje a empresa tem a responsabilidade de pagar por cada boleto gerado, isso mesmo se o clientes não efetuar o pagamento do mesmo. 

 

Por isso além de ser uma prática de controle e gestão também é uma ótima forma de evitar despesas desnecessárias para organização.

 

 

2° Gestão adequada dos vencimentos

 

Se você for daqueles que não esquece nada, talvez você nem entenda mas, a gestão dos vencimentos é um processo ativo nas empresas, afinal o esquecimento de pagar o boleto é extremamente comum. Uma boa gestão de vencimentos de boletos visa evitar que a empresa pague por encargos indesejados. 

 

Montar um processo de avisos de vencimentos, pode evitar muitos encargos, as empresas podem tomar medidas como avisar o cliente quando estiver próximo do vencimento, muitas vezes esse lembrete vem através de contato via SMS ou por E-mail. 

 

Mas, caso ainda ocorra o esquecimento é importante você ter estratégias de negociação com o cliente para que nem ele, nem a sua empresa fiquem no prejuízo. 

 

3°  Alinhe com um software de gestão 

 

Uma das alternativas que poderão ser adotadas é alinhar os boletos com um software de gestão, eles são ótimos para auxiliar em prazos, vencimentos, descrição, emissão e muito mais. 

 

Quando você tem um controle eletrônico dos dados que são lançados nos boletos você evitar o desperdício de tempo, utilize a tecnologia a favor do seu negócio. 

 

Conclusão

 

Fazer o arquivamento de documentos é fundamental para a gestão do seu negócio, você terá mais organização e controle da gestão dos seus boletos, notas e comprovantes.  Algumas empresas fazem todo esse arquivamento na nuvem ou em um software de qualidade que facilite o acesso. Lembrando que as notas fiscais por exemplo podem serem consultadas diretamente no site da prefeitura da sua cidade. 

 

Essa gestão vai muito além de organizar esses documentos, é um processo ativo e que precisa ser levado a sério, afinal, se conseguir minimizar custos nessa etapa, todos ganham!

 

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Abraço do time Marbo Contábil! 💛

Topics: Contábil, Negócios

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