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Entenda como fazer o arquivamento de documentos da sua empresa da melhor maneira possível e veja nossas dicas para gerenciar melhor a documentação do seu negócio. 

O que você irá ver: 

  • Eu devo arquivar os documentos de forma digital?
  • Como controlar os comprovantes? 
  • Como controlar as notas?
  • Como controlar os boletos? 
  • Conclusão 

Uma empresa precisa manter sua organização em dia para facilitar os processos internos. A desordem dos processos administrativos pode impedir o seu crescimento empresarial.

Neste artigo, você irá encontrar algumas das melhores dicas para um melhor arquivamento de documentos na sua empresa. Confira:

Eu devo fazer o arquivamento de documentos de forma digital?

Sabe aquela prateleira abarrotada de documentos e uma quantidade absurda de pastas que muitas vezes se perdem? Ou quando precisa achar um arquivo e leva algumas horas para encontrá-lo?

Hoje, existem formas de arquivar documentos sem ocupar muito espaço na sua empresa. Mas é fundamental que o armazenamento seja realizado por pelo menos cinco anos.

Muitas alternativas são na nuvem ou através do uso de algum software específico para armazenamento de dados da empresa.  

Veja algumas das vantagens dessa forma de armazenamento:

  • Ocupa menos espaço;
  • Quantidade ilimitada de espaço virtual;
  • Maior conectividade em diversos aparelhos;
  • Busca rápida;
  • Organização virtual.

Veja algumas das desvantagens dessa forma de armazenamento:

  • Segurança (necessário investir em segurança de dados);
  • Necessário pagar por mais espaço de armazenamento caso volume de dados aumente além do plano;
  • Conexão contínua com a internet;
  • Liberdade para utilizar arquivos (leia sempre os Termos de Condição de Uso);
  • Vazamento de informações.

Hoje, a tecnologia está presente em tudo que fazemos, pode ser que ainda hoje você não tenha a necessidade de armazenar os arquivos na nuvem ou em um software com ajuda da tecnologia, mas a tendência é que isso ocorra cada vez mais rápido daqui para frente. Adequar-se agora é um diferencial para sua empresa ganhar destaque no mercado na era digital. 

Como controlar os comprovantes?

Sabe os comprovantes das vendas que você realiza? Você deve guardá-los, afinal eles são considerados documentos essenciais para uma empresa e precisam ser retidos.

Sempre estamos sujeitos a imprevistos e, quando aparece algum problema, como quando um cliente entra com um processo contra a empresa informando do desconhecimento da compra, vai ser importante juntar o maior número de provas dessa transação. 

Caso você tenha um comprovante com a assinatura dele, as chances de você ganhar a ação são maiores. 

Os empreendedores costumam guardar todos os comprovantes em pastas específicas por finalidade e mês, você também pode fazer isso de forma digital para que o papel que comprove a compra não perca a tinta.

Dica: Separe um momento específico da semana para digitalizar os processos. Na maioria das vezes, não precisamos deles, mas esse hábito pode te salvar no futuro.

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Como controlar as notas?

Toda empresa tem a sua maneira de controlar as notas fiscais, e tudo bem! Não existe uma regra, o importante mesmo é controlá-las. Quando uma organização tem uma boa gestão de notas, a empresa funciona de forma mais otimizada.

O sistema mais comum para controlar todas as notas fiscais emitidas pela empresa é o armazenamento em nuvem que concede uma praticabilidade no momento da busca.

Mas caso você tenha perdido as notas fiscais da sua empresa, você pode consultar novamente as mesmas no site da prefeitura da sua cidade. 

Basta acessar o site do Portal da Nota Fiscal Eletrônica, inserir seu Certificado Digital e poderá consultar todas as notas fiscais emitidas com seu CNPJ.

Dica: Verifique quais foram as notas emitidas e se foram armazenadas na nuvem ou no software da empresa.

Como controlar os boletos?

O boleto é hoje uma das opções de pagamento preferidas dos brasileiros, eles vieram para facilitar a forma como efetuamos o pagamentos de compras e débitos. 

Uma das maiores seguranças se dá pelo código de barras, é possível emitir boletos para depositar dinheiro em contas, pagar compras etc. 

Você consegue efetuar o pagamento do boleto em bancos, casas lotéricas, pontos de atendimento, internet banking e até mesmo usando apenas com o código de barras, sem precisar do papel físico.

Para assumir uma boa gestão dos boletos veja essas três dicas abaixo:

1° Esteja ciente de quantos boletos foram emitidos

É fundamental que sua empresa tenha controle e saiba quantos boletos são emitidos, até porque hoje a empresa tem a responsabilidade de pagar por cada boleto gerado, mesmo que o cliente não efetue o pagamento. 

Por isso, além de ser uma prática de controle e gestão, também é uma ótima forma de evitar despesas desnecessárias para a organização. 

2° Gestão adequada dos vencimentos

Se você for daqueles que não esquece nada, talvez você nem entenda, mas a gestão dos vencimentos é um processo ativo nas empresas, pois esquecer de pagamentos pode ser rotineiro em muitos locais.

Uma boa gestão de vencimentos de boletos visa evitar que a empresa pague por encargos indesejados por atrasos, tanto para os pagamentos a se fazer atrasados quanto para os recebimentos atrasados de clientes.

Monte um processo de avisos de vencimentos pode evitar muitos encargos. As empresas podem tomar medidas para avisar ao cliente quando os vencimentos estiverem próximos, esses lembretes podem ser através de contato via SMS ou por e-mail.

Mas caso ainda ocorra o esquecimento, é importante você ter estratégias de negociação com o cliente para que nem ele, nem a sua empresa, fiquem no prejuízo. 

3°  Alinhe com um software de gestão

Uma das alternativas que poderão ser adotadas é alinhar os boletos com um software de gestão. Eles são ótimos para auxiliar em prazos, vencimentos, descrição, emissão e muito mais. 

Quando você tem um controle eletrônico dos dados que são lançados nos boletos, você evita o desperdício de tempo e utiliza a tecnologia a favor do seu negócio. 

A tecnologia na contabilidade é uma excelente forma de garantir que todos os seus processos sejam seguidos da maneira mais eficiente possível.

Conclusão sobre arquivamento de documentos

Fazer o arquivamento de documentos é fundamental para a gestão do seu negócio, você terá mais organização e controle da gestão dos seus boletos, notas e comprovantes. Algumas empresas fazem todo esse arquivamento na nuvem ou em um software de qualidade que facilite o acesso. Lembre-se que as notas fiscais podem ser consultadas diretamente no site da prefeitura da sua cidade. 

Essa gestão vai muito além de organizar esses documentos, é um processo ativo e que precisa ser levado a sério, afinal, se conseguir minimizar custos nessa etapa, todos ganham!

Abraço do time Marbo Contábil! 💛