Não é nada fácil ter sucesso no mundo dos negócios, ainda mais para quem está no topo de algum segmento. Por isso, entender todos os processos dentro da empresa é fundamental. De acordo com a VENKI, empresa de Business Process Management, o BPO se tornou uma tendência mundial e está cada vez mais presente nas empresas.

A cada dia, surgem novos negócios, aumentando a competitividade e exigindo que as empresas tenham uma gestão mais integrada.

Veja abaixo como otimizar processos e manter sua empresa em dia com as exigências do mercado.

O que é BPO Financeiro?

BPO é um termo em inglês que significa “Business Process Outsourcing”, “terceirização de processos de negócios” em tradução direta. 

Essa atuação visa otimizar determinadas áreas dentro da empresa, mesmo que elas não sejam seu core business, ou seja, atividades-chave que impactam nos principais indicadores de desempenho internos.

No caso do BPO Financeiro, esse serviço permite que seu negócio contrate uma empresa de contabilidade para cuidar da gestão financeira. O BPO tem como função melhorar a produtividade de determinadas áreas e, por ser muito assertivo, esse tipo de serviço pode solucionar alguns problemas existentes, como:

  • Empresas que não possuem colaboradores no setor financeiro;
  • Desconhecimento do gestor da empresa sobre o atual estado financeiro do negócio ou desinteresse em atuação na área;
  • Controle manual dos processos no lugar de um sistema integrado.

Por que investir em BPO?

O empreendedor passa a contar com um modelo de serviço muito interessante: a contabilidade consultiva.

Essa atividade tem sido cada vez mais requisitada, já que tem uma fator de diferenciação enorme: além de cuidar das questões burocráticas, esses serviços se aproximam da gestão da empresa.

BPO Financeiro

Além disso, o custo para um serviço nesse ramo não é alto, pois essa modalidade de BPO tem como fundamento gerar receitas recorrentes oriundas dos honorários referentes à terceirização, e os valores costumam ser iguais ou mais altos que os honorários pagos a uma empresa contábil.

Outro fator relevante de contratar esse serviço é a questão do controle financeiro. Possuir profissionais que tenham total domínio sobre a situação financeira da empresa facilitará o controle diário das obrigações (algumas até desconhecidas pelos gestores).

Tipos de BPO

Existem várias modalidades de BPO, vejamos algumas:

  • Help Desk;
  • Desenvolvimento de aplicativos;
  • Construção de sites;
  • Publicidade e propaganda;
  • Marketing de conteúdo;
  • TI – Tecnologia da Informação;
  • Logística;
  • Serviços financeiros;
  • Área jurídica;
  • Limpeza de escritórios;
  • Segurança das instalações;
  • Processos de RH – Recursos Humanos.

Importante: O core business de uma empresa raramente é terceirizado, por se tratar de uma atividade-chave ou processo fundamental relacionado ao mesmo. 

Um exemplo disso é a segurança da informação, ela não é o core business em si dos bancos ao redor do mundo, mas a segurança da informação não é terceirizada nesse segmento porque ela é vital para o sucesso do negócio e se vincula diretamente ao core business de soluções financeiras seguras e confiáveis.

 

Características do BPO

Para entendermos isso melhor, é necessário vermos algumas características do serviço de BPO:

  • Serviço técnico e específico;
  • Não assume o core business das empresas (a atividade que gera lucro para o negócio);
  • Não é um processo-chave do negócio (isso é, que garante diferenciais competitivos diretos sobre a concorrência);
  • Atuação de diversas empresas competentes e especializadas nessa área.

Essas características foram definidas pela Heflo, empresa especializada nessas soluções.

bpo financeiro

Serviços envolvidos no BPO Financeiro

O BPO envolve e trabalha com diversas atividades dentro do financeiro, as principais são:

Controle das entradas e saídas

Nessa etapa, a empresa contratada ficará responsável por:

  • Entradas: Incluir as contas a pagar no sistema, realizar agendamentos no Internet Banking;
  • Saídas: Lançar as contas a receber no sistema, incluir serviços de emissão de nota fiscal/boletos bancários.

Conciliação bancária

É um dos serviços mais prestados pelo BPO financeiro: conciliar as movimentações financeiras diariamente e cuidar de toda rotina bancária da empresa para que os saldos batam sempre com o que consta no banco.

Gestão da documentação

A contratação desse serviço é opcional, mas interessante, já que serão prestados serviços de arquivamento e auditoria de documentos financeiros.

Estrutura dos serviços de BPO Financeiro

Os BPOs costumam ser estruturados em algumas fases para que fique mais explícito para os empresários os serviços prestados e a ordem dos mesmos.

Estratégia

Essa etapa é utilizada para definir a estratégia de atuação financeira da empresa. Costuma ser a etapa com maior número de reuniões, já que serão levantadas informações e dados internos.

Gestão de caixa

Todas estruturas do Business Process Outsourcing são importantes, porém a Gestão de Caixa tem um papel fundamental, pois é ela que definirá: 

  • Rotinas;
  • Implementação do processo;
  • Elaboração;
  • Revisão do caixa; 
  • Acompanhamento do Capital de Giro da empresa. 

Financiamento

Aqui, é feito o levantamento do endividamento da empresa, análise de investimentos recebidos ou efetuados e ainda a identificação da movimentação do capital social.

Gestão de Risco

A Gestão de Risco é responsável pela revisão das etapas, análise dos processos e consulta. 

Quais são as desvantagens do BPO Financeiro?

As desvantagens do BPO são:

  • Apesar dos profissionais serem especializados nesse ramo, eles não atuam diretamente na empresa e no segmento. Por isso, um processo de comunicação falho pode atrasar o cumprimento das metas;
  • Apesar de ser rentável terceirizar, vale lembrar que existem custos e que eles são variáveis de acordo com o volume de trabalho terceirizado;
  • Vazamento de dados ou informações da sua empresa passam a ser uma preocupação mais recorrente, pois muitas vezes os canais de transmissão não são seguros.

Vantagens do Business Process Outsourcing

Evolução constante

Empresas de BPO costumam possuir profissionais especializados e com um amplo conhecimento e experiência no assunto, oferecendo melhorias e crescimentos nos processos. Como a tecnologia e a integração são dois fatores de grande peso na solução, os avanços se tornam fundamentais para manter o BPO eficiente.

Equipe empenhada

O BPO garante que os setores nunca fiquem parados. Mesmo que determinados colaboradores da empresa contratada entrem de férias, há obrigatoriedade contratual para que a solução continue sendo entregue. 

Ou seja, ao contrário de um setor financeiro interno pausado pela momentânea paralisação/férias de um colaborador, o BPO mantém todas as atividades e funções preenchidas independentemente da época.

BPO Financeiro

Redução considerável de custos

O investimento necessário para contratar serviços de BPO é mais barato e assertivo, quando comparado a montar uma equipe interna especializada no assunto e capacitá-la, além de precisar de uma boa estrutura para a execução do trabalho.

Aumento de produtividade 

Com a terceirização de alguns serviços, o gestor da empresa tem a possibilidade de direcionar os seus esforços para a aprovação das folhas pagamentos, análises de fluxos de caixa e outras decisões em menor tempo hábil, otimizando todos os seus serviços.

Isso garante um aumento de produtividade para toda equipe, que pode focar esforços em tarefas relevantes ao core business, diminuindo a burocracia e trazendo mais resultados ao longo do tempo. 

Como o BPO Financeiro melhora os processos do meu negócio?

Apesar do BPO ser uma forma de terceirização, existem diferenças entre essas práticas. 

Para terceirização, pode-se pensar em segmentos de limpeza, telefonia ou softwares. Essas são atividades que não demandam uma grande especialização técnica sobre as necessidades internas e burocráticas do negócio, mas que são necessárias na rotina de trabalho. 

Por isso, muitas empresas optam por terceirizá-las, reduzindo custos. Contudo, quando falamos em BPO, o que se busca é um atendimento personalizado, com enfoque específico em determinada área, não deixando de lado o custo mais baixo do serviço. 

Então, o BPO surge nas empresas focado em atividades importantes, porém que não sejam seu produto/serviço principal. A troca de informações proporciona um ambiente de muitas ideias, trazendo benefícios para o negócio e renovando as ideias e estratégias futuras. 

Se você quer parar de ter dor de cabeça ao fechar o fluxo de caixa todo mês, busque serviços de BPO financeiro, isso facilitará todos os processos existentes dentro da empresa.

Clique aqui e fale com um de nossos consultores.

Gostou deste artigo? Leia esse também! 

Porque escolher o BPO Financeiro da Marbo Contábil?