Folha de pagamento: O que é e como evitar erros e prejuízos

Posted by Lilianne Cristina on 05/09/2019 15:10:43

Para o bom funcionamento de uma rotina da empresa, é indispensável estar sempre em dia com os direitos trabalhistas. Além de evitar multas e ações judiciais, alguns erros por menor que sejam podem causar grandes prejuízos financeiros para as empresas.

Folha de pagamento

Entenda como algumas atitudes e decisões podem ajudar a evitar prejuízos com a folha de pagamento de uma empresa.

O que você verá neste artigo:

  • O que é Folha de pagamento;
  • Cuidados ao se manter a folha de pagamento sempre correta;
  • Atentar aos direitos de cada tipo de contratação;
  • Não se preocupar com mudanças;
  • Documentação dos processos;
  • Atenção redobrada no cálculo da folha de pagamento;
  • Não se esqueça de calcular os impostos.

 

O que é Folha de pagamento?

A Folha de pagamento é um documento obrigatório emitido pelas empresas, ao pagar seus funcionários. Esse documento é emitido na data do pagamento e assinado pelo funcionário ao receber o salário. Não existe um modelo oficial, isso dependerá dos critérios que a empresa necessita.

 A Folha de pagamento segue algumas regras, tais como:

  1. Nome do funcionário, cargo e serviço prestado;
  2. Valor bruto do salário;
  3. Valor da contribuição com a previdência que será descontado no salário;
  4. Valor líquido;

 

É necessário que a sua empresa tenha um departamento pessoal para cuidar dessa área, para que evite alguns erros. 

Por isso decidimos listar os principais erros e as possíveis soluções.

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Cuidados ao se manter a folha de pagamento sempre correta

A folha de pagamento é um dos documentos mais importantes, já que contém as informações dos trabalhadores de uma empresa. As informações contidas neste documento são: seus rendimentos, seus descontos, horas extras e seus benefícios sociais.

Até o mais experiente gestor pode se atrapalhar na hora de confeccionar a sua folha de pagamento, seja por exemplo, por não saber questões burocráticas ou errar num simples cálculo. Além disso, estar atento a qualquer alteração nas leis trabalhistas devem fazer parte dessa rotina.

 

Atentar aos direitos de cada tipo de contratação

É comum que algumas empresas contratem apenas CLT, enquanto que, outras possuem em seu quadro de funcionários vários tipos diferentes de contratação, seja como PJ, freelancer, estagiário ou CLT.

Para cada um desses tipos de contratação existem regras e cálculos diferentes dos impostos e benefícios.

 

Não se preocupar com mudanças

A pessoa responsável pelo departamento pessoal dentro da empresa tem por obrigação ficar atento às mudanças ocorridas dentro da empresa. A cada demissão ou contratação de funcionários, alterações de cargos e salários, afastamentos, entre outros. As mudanças ocorridas no mês anterior devem entrar na folha de pagamento do mês seguinte.

 

Documentação dos processos

Como já foi dito, a folha de pagamento é um dos documentos mais importantes de uma empresa. É um documento importante que deve ser arquivado todo mês. Todo esse documento deve ser salvo em lugares de fácil acesso, já que facilita a consulta de documentos e informações importantes.

 

Atenção redobrada no cálculo da folha de pagamento

Ao final do mês é hora de revisar as horas trabalhadas e fazer a contabilização das faltas e horas extras. Como sabemos uma folha de pagamento é composto dos salários dos empregados que corresponde aos dias trabalhados. Adicionado a isso, temos as horas extras, os descontos das faltas justificadas ou não, seguros, décimo terceiro, comissões, benefícios (VR ou VT), os descontos de comissões, licença-maternidade e descontos de INSS e FGTS.

Além disso, existem empresas que devem pagar os adicionais de insalubridade, periculosidade e noturno. Benefício sociais (ex: salário família) devem ser creditados e consta no documento sempre que for preciso. Nestes casos é importante que se tenha um controle e que não seja feito o pagamento de valores errados ou até esquecer o pagamentos dos mesmos. 

Folha de pagamento

Não se esqueça de calcular os impostos

Valores que devem ser descontados ou retidos na folha de pagamento podem sofrer alterações ao longo do tempo. Algumas contribuições são obrigatórias o descontos na folha de pagamento como o INSS, o RAT, o FGTS, o Imposto de Renda (IR), dentre outros.

A contribuição para o INSS é de caráter obrigatório e deverá entrar nesta conta de acordo com a faixa salarial do profissional:

  • Para salários com valor de até R$ 1.659,38, o desconto será de 8%;
  • Para salários com valor de R$ 1.659,39 até R$ 2.765,66, o desconto será de 9%;
  • Para salários com valor de R$ 2.765,67 até R$ 5.531,31, o desconto será de 11%;

O FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) não pode ser descontado do salário bruto pago ao trabalhador, pois se trata de uma obrigação do empregador. O valor será correspondente a 8% do salário bruto pago ao trabalhador. Para contratos de trabalho firmados nos termos da lei nº 11.180/05 (contrato de Aprendizagem), o percentual é de apenas 2%.

No caso dos valores referentes ao Imposto de Renda, as alíquotas de dedução seguem conforme a faixa salarial do empregado, são elas:

  • Para bases de cálculo entre R$ 1.903,99 e R$ 2.826,65, a alíquota será de 7,5% e a dedução de R$ 142,80;
  • Para bases de cálculo entre R$ 2.826,66 e R$ 3.751,05, a alíquota será de 15% e a dedução de R$ 354,80;
  • Para bases de cálculo entre R$ 3.751,06 e R$ 4.664,68, a alíquota será de 22,5% e a dedução de  R$ 636,13;
  • Para bases de cálculo acima R$ 4.664,69, a alíquota será de 27,5% e a dedução de R$ 869,36.

 

Para conferir as alterações e datas para retenção ou desconto, que podem ocorrer a cada ano, é preciso acessar o site da Receita Federal e consultar a agenda tributária.

Se a sua empresa não possui Departamento pessoal é necessário buscar alternativas para atender a demanda, pois alguns documentos são obrigatórios e devem ser gerados mensalmente.

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Abraço do time Marbo! 💛

Topics: Pessoal

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