Nota Fiscal de Produto: o que é e como emitir?

Posted by Lilianne Cristina on 05/09/2019 17:20:16

A nota fiscal de produto, foi desenvolvida para facilitar o modo de emissão de notas fiscais no Brasil. É um processo mais simples e rápido tanto para as empresas que necessitam de emitir quanto para órgãos do governo.  

Todo negócio que presta algum tipo de serviço ou vende algum produto deverá emitir notas fiscais, seja ela de produto ou de serviço. 

Passo a passo para emitir Nota Fiscal Eletrônica

 

O projeto que teve início em 2006 gradativamente foi crescendo e abrangendo novos tipos de negócio, incluindo optantes do Simples Nacional.

Se você ainda não sabe se sua empresa se enquadra na NF-e, você pode consultar o portal da NF-e da Receita Federal. Lembrando que em breve será obrigatório para todas as empresas e que poderá ser aderido de forma gradual.

Dica: Se estiver com alguma dúvida pergunte ao seu contador! Ele é a melhor pessoa para te orientar, não tem contador? Entre em contato com um de nossos especialistas e tire suas dúvidas.

O que você irá ver:

  • O que é Nota Fiscal Eletrônica
  • Passo a passo para emissão de NF-e
  • Como preencher a NFe
  • Armazenamento da NFe
  • Como funciona a retenção de impostos em NF de produtos?
  • Conclusão

 

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O que é nota fiscal eletrônica?

A Nota Fiscal Eletrônica (NFe), é um documento gerado por uma empresa ao ser feito uma operação comercial, como a venda de uma mercadoria. 

Ela surgiu para facilitar os processos para o empreendedor na hora do registro, para que isso ocorra é necessário ter o certificado digital que é a assinatura digital da empresa na qual garante segurança para o empreendedor na hora do envio das documentações para Sefaz.

Também é necessário um software emissor, ele possui duas finalidades. A primeira finalidade é o envio das informações da NFe para a Sefaz no momento da emissão, já a segunda finalidade é o garantimento da validade jurídica do documento, na qual garante a origem dos dados.

A partir da organização desses documentos e a autorização da Sefaz, o comprador e a empresa terão acesso a consulta a Nota fiscal Eletrônica. 

Esses processos são difíceis de entender, por isso iremos explicar logo abaixo todos os passos para emissão. 

 

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Passo a passo para emissão de NF-e

Antes de tudo, você precisará de um computador com acesso a internet para estar habilitado a emitir NF-e. Após a devida formalização, para você emitir a Nota Fiscal de Venda ou de Prestação de Serviços, proceda da seguinte forma:

  • Procure a Secretaria Estadual da Fazenda (SEFAZ) (caso sua atividade seja venda e/ou serviço de transporte intermunicipal e interestadual) ou a Secretaria Municipal da Fazenda (caso sua atividade seja venda e/ou serviço de transporte municipal) para solicitar a Autorização de Impressão de Nota Fiscal – AIDF;

 

  • Qual o caso fiscal da sua organização? Você deve entender em qual formato sua empresa se encaixa para adotar um regime de tributação. O MEI possui certas exclusividades no regime tributário, esse regime deve ser escolhido no momento da abertura da empresa, porém também é possível que você refaça quando quiser, mas seguindo as datas possíveis de acordo com a lei;

 

  • Consulte um contador, ele vai ajudar você a entender ainda melhor sobre quais notas se encaixam no seu negócio e qual regime de tributos será melhorar para sua empresa;

 

  • Agora você precisa obter um certificado digital. Isso é necessário para que sua empresa tenha validade jurídica, com o Certificado Digital, sua nota fiscal terá uma assinatura digital, desta forma ela terá sua autenticidade comprovada de que foi a sua organização que concebeu a NF-e. Para conseguir tal assinatura, vá junto de uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP);

 

  • Faça o seu credenciamento na Secretaria da Fazenda. É preciso que você já tenha se cadastrado para poder emitir NF-e na Secretaria de Estado da Fazenda na localidade da sua empresa. Você precisa se atentar para os procedimentos requeridos no seu estado, pois podem variar. O contador novamente entra para te ajudar a entender a legislação local. No início você é capaz de escolher a modalidade de credenciamento “Em homologação”, desta forma, todas as notas fiscais de sua empresa ainda não serão enviadas de forma oficial, e sim em caráter de teste para que você possa aguardar um treinamento correto e estar apto a gerar NF-e. Você pode trocar o status para “Em produção” quando estiver pronto;

 

  • Agora você precisa escolher um programa (software) para poder emitir as NF-e. Nesse momento é hora de pesquisar bastante para poder encontrar o software que melhor se encaixe para sua empresa. O próprio governo oferece ferramentas gratuitas para a emissão de NF-e, porém, é indicado que você compre alguma, desta forma você e sua empresa não ficarão presos às limitações de programas gratuitos.

 

Daqui para frente você conseguirá emitir notas fiscais facilmente. Procure sempre manter a transparência nos seus gastos com software e mantenha um controle rigoroso de entrada e saída de notas fiscais.

Seu negócio pode se alterar ao curso do tempo, e é importante garantir que seus métodos de trabalho acompanhem essa transformação.

Para emitir a nota fiscal eletrônica, você pode acessar o site da prefeitura da sua cidade. 

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Como preencher a NF-e

  • Você precisará de certas informações que podem ser adquiridas com um contador. Primeiramente, tenha o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP), este tem a finalidade de informar qual a aplicação da NF-e. Além disso, esse código informa onde sua mercadoria irá “transitar”, dentro ou fora do estado de origem;

 

  • Depois de todo o trabalho, algo que você não pode esquecer é a descrição do produto. É necessário incluir tudo detalhado na NF-e, inclusive os impostos que recaem sobre a mercadoria;

 

  • Os impostos e a situação tributária fazem com que a NF-e seja bem emaranhada. Você deve investigar quais são os impostos e possíveis alíquotas de cada produto. Isso é bem particular, o que acaba tornando o processo longo. Caso seu produto ou serviço não sofra aplicação de impostos, você ainda precisa utilizar um código específico para essa operação;

 

  • Por fim, entenda para que serve a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), um código com 8 caracteres que permite descrever a origem do país da sua mercadoria. E o Código Especificador de Operação Tributária (CEST), que tem o dever de criar um padrão e reconhecer as mercadorias que estão propensas a receber a aplicação do ICMS. O primeiro código é imprescindível que você o coloque em todo e qualquer produto informado na NF-e, já o CEST deve estar incluído apenas em produtos que sofrem impacto da Substituição Tributária.

 

Armazenamento da NFe

É importante lembrar que não basta apenas emitir as NF-e, é preciso arquivá-las eletronicamente durante o período de 5 anos a partir da data de emissão.

Vale lembrar que empresas que armazenam em tempo real e na Nuvem esses documentos  são mais seguras.

Caso você seja um MEI, é preciso manter registrado em um formulário simplificado o montante da receita mensalmente. Tudo isso está no Portal do Empreendedor. O Conta Azul preparou uma semana de webinars gratuitos para tirar todas as suas dúvidas sobre Nota Fiscal.

 

Como funciona a retenção de impostos em NF de produtos?

A retenção de impostos só acontece diante das Notas Fiscais de Serviços (NFS), pois compreende o recolhimento de impostos pela fonte pagadora. Tais impostos são atribuídos aos serviços prestados por pessoas físicas ou jurídicas. O maior objetivo dessa iniciativa governamental é o combate a sonegação fiscal e a agilização do processo de arrecadação de tributos como COFINS, ICMS, IRRF, PIS e CSLL.

Sendo assim, quando falamos de NF de produtos é importante que tenhamos consciência de que a retenção de impostos na fonte não é algo direcionada à ela, mas sim as NFS. Normalmente, o único caso em que um imposto pode ser recolhido por meio da NFe é quando ocorre uma substituição tributária. Vamos te explicar um pouco melhor sobre ele no tópico abaixo.

 

Substituição Tributária

O nome pode assustar, mas a substituição tributária é um processo simples e até vantajoso quando o assunto é trazer mais agilidade para arrecadação de impostos, mais especificamente para arrecadação ICMS ( Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços). 

Neste tipo de regime a obrigação de recolher o ICMS é direcionada ao contribuinte que não é o próprio originador da venda. Ou seja, em uma cadeia de negociações de compra e venda, apenas uma empresa será responsável por repassar o valor do tributo para o governo. Atuando, assim, como um substituto.

A substituição tributária comumente é utilizada pelas empresas responsáveis pela fabricação de produtos. Por exemplo, uma empresa que fabrica bebidas ao recolher todo o valor embutido no imposto, retira da rede atacadista e dos demais pequenos comercializantes a obrigação de pagá-lo posteriormente.  Sendo assim, pode constar nas informações presentes dentro de uma NFe.

 

Conclusão

A nota fiscal de produto é um documento que comprova a efetuação de uma transação comercial de forma eletrônica. Ela garante mais praticidade ao processo de compra e venda, além de direcionar mais poder ao consumidor, pois facilita o acesso à informações importantes sobre a empresa.

Fora isso, a NFe também serve como elemento comprobatório em diversas situações. Por isso, é de extrema importância que os empresários dediquem parte de suas atenções à elas, a fim de evitar possíveis multas ou transtornos. Você já faz a gestão e controle das suas notas fiscais? Não? Então é melhor começar a pensar sobre isso. 

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Topics: Fiscal

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