O que é caixinha e porque considerar para o meu negócio?

Posted by Luiz Paulo Castro on 15 de out de 2019 14:00:00
Luiz Paulo Castro

Toda organização têm despesas diárias a serem enfrentadas, desde as fotocópias para documentos até os lanches para equipes. Uma boa gestão empresarial conta com o famoso caixinha ou fundo fixo para controlar essas contas e evitar com que saia dinheiro do caixa operacional da empresa. Ficou com dúvidas? Continue lendo para saber o que é e quais são as funções do caixinha.


O que você verá neste artigo:

  • O que é caixinha?
  • Existe valor para o caixinha?
  • Aprenda gerenciar o caixinha 
  • Guarde o histórico do caixinha
  • Conclusão

O que é caixinha?

Você sabe o que é caixinha? O Fundo fixo de caixa, caixa pequeno ou caixinha, é um recurso no qual a empresa mantém ativo para pequenas despesas diárias. Esse recurso não é apenas o troco que estará disponível para os clientes mas, são as despesas que surgem ao decorrer dos dias para não afetar diretamente o caixa da empresa.

Essas despesas podem variar desde:

  • Fotocópias;
  • Transporte;
  • Lanche para equipe;
  • Material de escritório;
  • Correios.

Vale resaltar que são gastos do dia-a-dia, ou seja, são aqueles que não necessitam de emissão de guias, cheques, transferências bancárias ou notas fiscais. O valor do fundo fixo é determinado por período, podendo ser realizado por semana, quinzenal, mensal ou da forma como se encaixar melhor dentro da organização. Geralmente quem fica responsável pelo caixa cuida do caixinha também. 

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Para comprovar as despesas que foram feitas, guarde todos os recibos das compra. Não confunda esse tipo de caixa com o caixa operacional da empresa que é responsável pelas contas maiores da empresa.

Exemplo:

  • Pagamentos de salários;
  • Pagamentos de impostos;
  • Pagamentos de benefícios;
  • Outros.

Existe valor para o caixinha? 

O valor que é utilizado no fundo fixo é variado de empresa para empresa. Se o porte da sua empresa for pequeno o  caixinha não precisa mais do que R$100,00. Contudo, depende de como ele é usado e das particularidades da empresa, empresas grandes com mais de 1 mil funcionários com certeza o seu fundo de caixa será equivalente superior de uma empresa com 50 funcionários.

Os valores variam conforme o porte da empresa, defina uma data com um custo fixo a ser destinado para o caixa sempre coloque um valor a mais sobrando caso surge um imprevisto ou uma emergência. A reposição da verba no caixinha pode ser realizada semanal, quinzenal ou mensal, fica a escolha do gestor.

Fundo fixo

 

Aprenda a gerenciar o caixinha

Por ser um caixa com pouca quantia de dinheiro, parece não precisar de planejamento mas, tome cuidado para não ser enganado. O planejamento do fundo fixo deve ser feito com base em regras, isso porque a qualquer situação pode vir a gastar o dinheiro desse fundo. As regras servem para limitar o seu uso de maneira adequada. 

  1. Definir para quais casos serão utilizados o caixinha;
  2. Definir o valor total;
  3. Definir o valor diário;
  4. Definir a data de reposição do dinheiro;
  5. Definir as regras.

Definir para quais casos serão utilizados o caixinha: Ao fazer o planejamento do fundo fixo, defina os casos e situações de imprevistos que poderão utiliza-lo como exemplo, lanches da equipe, cópias, materiais que precisarão com urgência como canetas, post it, vazamentos na empresa, etc. 

Definir o valor total: Nesta parte do planejamento, cabe realizar cálculos para chegar num valor total que será destinado para o fundo fixo.

Definir o valor diário: Assim como no anterior divida os valores que poderão ser utilizados por dia. É claro que não irá utilizar todos os dias, mas é bom saber o quanto estará destinado por dia do caixinha caso precise. 

Definir a data de reposição do dinheiro: Nesta etapa você define a data de reposição da verba, em qual dia do mês será reposto? 

Definir as regras: Uma das etapas mais importantes do planejamento do fundo fixo é essa, pois aqui é decidido em quais casos e situações poderão ser utilizados o dinheiro do caixa pequeno. Defina todas as regras de forma bem clara para que não haja falha de comunicação, de preferência documente isso. Estipule quantas vezes poderá ser feito lanche para equipe, coloque uma quantia especifica para materiais básicos do escritório caso precise comprar. Quanto mais especifico for será melhor. 

Guarde o histórico do caixinha

Guardar os documentos é uma forma de fazer comparações com o passar dos meses, essas comparações servem para analisar no que poderá ser melhorado com as despesas diárias da empresa, é uma excelente forma de avaliar as despesas que podem ser aumentadas ou até mesmo cortadas. 

Tome cuidado para não cortar despesas de emergências. Por que um dia elas podem chegar!

Conclusão

O Fundo Fixo é importante para qualquer empresa, sua função é cobrir gastos do dia-a-dia da instituição, não importa o tamanho da empresa. Pode ser pequena, média ou de grande porte. Ter um caixinha pelo menos para cobrir as despesas emergenciais é fundamental para evitar retirar dinheiro do caixa operacional da organização. 

Não esqueça de fazer um bom planejamento para este fundo por mais que se trate de um caixa pequeno, ele necessita de uma boa gestão e de alguém responsável por ele. Lembre-se de guardar todos os recibos e históricos do caixa para analisar os períodos e observar os gastos da empresa. 

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Abraço do time Marbo! 💛

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