Quais rotinas administrativas devo ter na minha gestão empresarial?

Posted by Anauara da Cruz on 17/01/2020 08:00:00
Anauara da Cruz
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Quando ouvimos a palavra rotina temos a tendência de relaciona-la com algo monótono e sem novidades. No entanto, quando esta se junta com a gestão empresarial novas coisas devem vir a nossa mente. Como, por exemplo, maiores ritmos de trabalho, inovações, tecnologias e padronização de processos. Afinal, trabalhar constantemente esses fatores dentro do seu negócio é o que pode potencializar as suas chances de crescimento e expansão.

Neste artigo vamos te apresentar melhor essa temática e explicitar quais atividades não podem faltar na sua rotina administrativa!

O que você irá ler neste artigo:

  • O que é gestão empresarial?
  • Desafios que um gestor empresarial pode enfrentar
  • Sou gestor, quais rotinas devo manter?
  • O que são rotinas administrativas?
  • Qual a importância delas?
  • Como construir uma rotina administrativa?
  • Sou gestor, quais rotinas administrativas devo ter?

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O que é gestão empresarial?

 

Gerir uma empresa compreende a execução das fases de planejamento, organização, coordenação, controle e avaliação de atividades e desempenhos desenvolvidas por um empreendimento. Em palavras mais sucintas a gestão empresarial é o ato de criar e efetuar estratégias que objetivam o crescimento de uma empresa. 

Principais benefícios 

A partir da gestão empresarial, os benefícios mais pontuais que podem ser alcançados são:

  • Melhoria de processos
  • Produtividade da equipe
  • Ambiente de trabalho mais agradável
  • Motivação dos colaboradores
  • Evolução do negócio

Para efetuar este gerenciamento é necessário fazer uso de recursos imprescindíveis, tais como finanças, pessoas e estrutura. É uma atividade que deve ser constante e adaptável ao cotidiano e ambiente da empresa. Além de ser alicerçada por diversas outras ações, como por exemplo:

  • Delegação de funções e tarefas
  • Plano de vendas
  • Liderança
  • Reuniões com clientes
  • Entre outras.

Porém, para que essas demandas sejam otimizadas e apresentem resultados mais vantajosos para a empresa, é necessário o estabelecimento de uma rotina administrativa estrategicamente estruturada.

 

Desafios que um gestor empresarial pode enfrentar

 

No mundo atual, as empresas por si só já enfrentam vários desafios. Mas, quando segmentamos nosso olhar para aqueles que um gestor empresarial pode enfrentar durante sua atuação percebemos ainda mais o quanto este cargo não é fácil de ocupar.

 

É muito comum que hajam atividades sobrecarregadas e problemas emergenciais para resolver que não podem ser deixados para amanhã. Além disso, ainda precisam lidar com questões que assolam cada vez mais o ambiente de trabalho e os colaboradores: falta de foco, procrastinação e dificuldade de priorizar tarefas.

 

Entre essas questões poderíamos citar diversas outras, mas o que merece nossa atenção é o fato de que elas afetam diretamente na performance e resultados adquiridos pela empresa e sendo assim precisam de alternativas que as solucionem.

Uma delas é o tema central deste artigo: a definição de rotinas administrativas eficientes.

 

O que são rotinas administrativas?

 

Podemos definir como rotinas de gestão empresarial os processos sistematizados, padronizados e categorizados que permitem que as atividades dentro da empresa ocorram como deveria. Tais processos abarcam e movimentam todas as áreas, pois está presente desde o momento de registro do primeiro contato com um cliente até os processos operacionais mais complexos. Além disso, as rotinas estabelecidas devem ser documentadas em meios ou dispositivos dos quais os colaboradores tenham acesso, com o intuito de compartilhar as diretrizes e normativas entre todos.

 

As chamadas rotinas administrativas devem ser criadas de acordo com os melhores métodos, práticas e normas existentes. Pois é a partir de uma padronização estratégica que os gestores poderão prever resultados e manter um ritmo de tarefas positivo.

 

É muito comum que essas rotinas estejam com maior destaque no setor comercial, operacional, financeiro ou de RH. Mas, sua abrangência deve chegar inclusive ao departamentos de Marketing e de Tecnologia da Informação, caso existam dentro do seu negócio. Afinal, se até em nossas vidas pessoais nos planejamos com base na nossa rotina, por que no ramo empresarial seria diferente?

 

Qual a importância delas?

 

Definir a importância das rotinas empresariais não é uma tarefa difícil, pois afinal são elas que garantem a sobrevivência e o crescimento do negócio. Principalmente, porque são compreendidas como as engrenagens que fazem o sistema complexo de uma organização funcionar com excelência.

 

A ausência de rotina pode causar:

  • Desvios de funções
  • Queda de resultados positivos
  • Processos travados 
  • Mal atendimento aos clientes
  • Crises financeiras na empresa
  • Pendências administrativas e fiscais


Portanto, ter atenção á ela é fundamental. Afinal, qualquer coisa no mundo possui seus itens e critérios básicos para existir, com uma organização isso não seria diferente. Confira abaixo como construir rotinas administrativas para a sua empresa.

 

Como construir uma rotina administrativa?

 

Ter uma rotina não é sinônimo de falta de inovação. Pelo contrário! Para fazer com que sua rotina seja eficiente e realmente colabore para o crescimento da sua empresa é preciso que você sempre a avalie e busque novas alternativas que irão agregar e trazer mais agilidade aos processos já sistematizados. Quer saber o que a Marbo te aconselha a fazer para construir essa rotina? Vamos as dicas!

 

1 - Defina cada processo existente na empresa

 

Entender como sua empresa funciona e os processos existentes nela é um passo fundamental para criar uma rotina que a impulsione. Pode ser um pouquinho trabalhoso, mas nós indicamos que você elabore um fluxograma que contenha todas as atividades assim como suas ordens de efetuação. 

 

Com isso você poderá fazer um diagnóstico do andamento e desempenho de processos como atendimento ao cliente, transações financeiras, reposição de mercadorias entre outros. Dessa forma, caso haja confusão, atraso, problemas ou até mesmo erros administrativos ficará muito mais fácil de você traçar uma estratégia para solucioná-los.

 

2 - Elabore um novo andamento de processos que seja potencializado

 

Após ter realizado e analisado o diagnóstico dos processos já existentes, irá chegar a hora de trilhar novos caminhos! Isso mesmo, você precisará elaborar outro fluxograma, só que este agora contará com elementos que potencializam o tempo dos colaboradores e gestores. Portanto, explane as soluções para os problemas que encontrou seja em falhas de comunicação entre departamentos, atrasos em entregas de produtos ou erros de cálculos em pedidos de mercadorias. 

 

3 - Invista na capacitação dos seus colaboradores

 

Para ter um bom fluxo de atividades é necessário que você invista na capacitação da sua equipe. Principalmente, porque o novo plano de processos  irá possivelmente atingir o modo com que seus colaboradores trabalham. Ou seja, priorizar treinamentos, desenvolvimentos e conversas fará com que as novas técnicas e alternativas sejam completamente otimizadas.

 

4 - Faça uso da Tecnologia 

 

A tecnologia veio para ajudar em vários processos, um deles é justamente as rotinas administrativas. Hoje em dia já existem os ERP (Sistema Integrado de Gestão Empresarial), softwares que unem todas as rotinas em uma única plataforma colaborando assim para automatização de processos e atividades que antes eram muito cansativas para que as pessoas realizassem. Além disso, há outras alternativas como, por exemplo, contas jurídicas virtuais. Enfim, o importante é não deixar de aproveitar!

 

Sou gestor, quais rotinas administrativas devo ter?

 

Se você prestar bem atenção nas dicas que te demos acima e também coloca-las em práticas provavelmente você terá como principais rotinas na sua gestão empresarial as seguintes questões:

 

  • Atendimento telefônico, via mídias sociais e via e-mail
  • Controle do seu fluxo de caixa, assim como as contas a pagar e a receber
  • Emissão e armazenamento de documentos com validade fiscal (nota fiscal, recibos e relatórios)
  • Manutenção de um ambiente organizacional agradável
  • Controle sobre os produtos/serviços comprados e/ou vendidos
  • Entrega de serviços e produtos nos prazos estipulados
  • Boa comunicação entre os departamentos
  • Arquivos e documentos categorizados e armazenados de forma estratégica
  • Cadastro de clientes e demais informações importantes em sistemas de gerenciamento
  • Entre outros.

Estes são só alguns exemplos que você pode ter em uma rotina administrativa devidamente planejada na sua gestão empresarial. Além disso, pontuamos que todos os fatores aqui citados irão ter forte relação de dependência com o tipo e tamanho da sua empresa. 

 

Conclusão

 

As rotinas administrativas de um gestor empresarial devem ser estabelecida de acordo com o planejamento, estruturação e objetivos da organização. Além de também priorizar a dinâmica de trabalho existente e seus colaboradores.

Esses são indicadores importantes, principalmente porque são eles que de fato vão poder proporcionar  que o seu negócio alcance as melhores performances. Esperamos que este artigo tenha te ajudado a pensar e visualizar de forma prática a sua rotina empresarial. Ficou com alguma dúvida? Não hesite em nos perguntar.

 

 

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Abraços do Time Marbo! 💛

Topics: Negócios

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