O que é departamento pessoal e como evitar erros na folha de pagamento

Posted by Luiz Paulo Castro on 07/01/2020 08:00:00
Luiz Paulo Castro

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Você sabe o que é departamento pessoal? Saiba que ele é fundamental na sua empresa e exerce um papel com um grande número de informações. Além de gerenciar pontos e realizar folhas de pagamentos, existem outras características por trás. Veja neste artigo 6 erros que você deve evitar cometer na folha de pagamento da sua empresa. 

O que você verá neste artigo: 

  • O que é um departamento pessoal?
  • Veja as funções do departamento pessoal
  • A maior dificuldade do departamento pessoal
  • Veja 6 erros para evitar na folha de pagamento
  • Diferença entre Recursos humanos e Departamento pessoal 
  • Conclusão 

O que é um departamento pessoal?

Você já escutou sobre o que é departamento pessoal? Caso você não saiba a sigla DP significa Departamento Pessoal. O DP, é o setor da empresa que é responsável por grande parte do que acontece com os funcionários na organização. Os responsáveis por essa área desenvolvem tarefas relacionadas com os colaboradores.

É responsável por garantir que todas as leis trabalhistas sejam cumpridas. Não importa qual o tamanho da empresa, ela pode ser grande, media, pequena ou micro.

Ela necessita de um DP, será ele o responsável por gerenciar quase todos os papeis da empresa que envolvem os funcionários. O departamento pessoal é a ponte entre os colaboradores e a instituição. 

Exemplos de atividades que são desenvolvidas nesse setor: 

  • Remuneração dos funcionários 
  • Férias 
  • Benefícios 
  • Gerenciamento  do ponto 
  • Atestados 
  • Folha de pagamento 

Além de solucionar toda a parte burocrática como passivos trabalhistas. O perfil para o profissional que trabalha nessa área, deverá ser alguém ágil por demandar de muitas tarefas. É necessário ser comunicativo, já que irá entrar em contato com quase, se não, todos os departamentos. 

Além do departamento pessoal ser a ponte entre os funcionários e a empresa, ele também é a ponte entre empresa e os órgãos públicos, emitindo guias e declarações para a regularização da empresa junto com a contabilidade. 

Você está curioso para ver quais são as funções que o departamento pessoal executa dentro da empresa? Separamos para você algumas das funções que ele executa, veja abaixo!  

 

Veja as funções do departamento pessoal

Agora, que você já sabe o que é departamento pessoal. Veja algumas das suas funções dentro das empresas.

  • Documentação dos colaboradores 
  • Controle de ponto
  • Folha de pagamento "Holerite"
  • Ferias e licenças
  • Processo de admissão
  • Processo demissional 

Documentação dos colaboradores 

O departamento pessoal, é responsável por grande parte dos documentos dos colaboradores. Essa área da empresa é responsável por solicitar, checar e finalizar os documentos dos funcionários. 

Desde anotações na carteira de trabalho, aumento de salários e os contratos de trabalho. Uma das tarefas do DP é sempre manter todos os dados dos colaboradores devidamente atualizados. 

 

Controle de ponto

Nesse setor da empresa fica encarregado o controle de ponto dos colaboradores. Garantir que a jornada de trabalho está sendo cumprida legalmente. Controle de horas extras, adicional noturno e verificar possíveis atrasos  no ponto de frequência. Ter o controle sobre o banco de horas é essencial para que assim não sofra penalidades dado ao governo com os direitos trabalhistas. 

Se houver escalas de trabalho na organização, é responsabilidade do departamento pessoal realizar as escalas. A partir de todos esses dados é lançado no holerite do colaborador. 

 

Folha de pagamento "Holerite"

O holerite é um documento que consta todos os vencimentos dos seus colaboradores,entre os vencimentos estão: 

  • 13° salário
  • Férias
  • Horas extras
  • Vale transporte
  • INSS
  • FGTS
  • IRRF
  • Comissão

O departamento pessoal, é responsável por realizar todos os devidos cálculos de forma correta para que assim evite pagamentos indevidos dentro da organização. 

 

Férias e licenças

No DP ocorre o planejamento das férias dos colaboradores, para que dessa forma não ocorra imprevistos quando chegar a data prevista. Além de lidar e planejar as férias dos funcionarios, as licenças fica de responsabilidade desse setor. 

Atestados médicos, acidentes de trabalho, acidentes em geral, afastamentos por doenças. Todas essas licenças são destinadas ao cuidado do departamento pessoal. Todos esses arquivos ficarão anexados e guardados nos documentos da empresa. 

 

Processo de admissão

Quando uma empresa resolver contratar uma pessoa para desenvolver as atividades, é necessário realizar o exame admissional conforme o cargo e as funções que serão exercidas na empresa. 

O departamento pessoal, é o responsável por solicitar esses documentos e receber os mesmos para anexar no histórico do colaborador. 

 

Processo demissional 

Quando um colaborador é desligado da empresa o DP é responsável pelo desligamento dele, informando os exames que deverão ser realizados.

Além dos exames, é responsável também pelos cálculos que deverão ser pagos ao colaborador e o aviso prévio que deverá ser cumprido. 

 

A maior dificuldade do departamento pessoal 

A maior dificuldade do departamento pessoal se vira em torno dos prazos apertados e cumprimento de prazos de outros departamentos envolvidos.

Apesar que essa situação se reflete em todos os departamentos de qualquer empresa, é necessário trabalhar para evitar com que esse cenário ocorra frequentemente. 

 

Veja 6 erros para evitar na folha de pagamento 

Cometer erros no departamento pessoal poderá levar a algumas consequências que muitas vezes podem prejudicar o crescimento do seu negócio. Para evitar com que isso aconteça, separamos para você 6 erros que devem ser evitados o máximo possível no departamento pessoal da sua empresa. 

 

1° Erro: pagamento de horas indevidas 

Esse erro acontece algumas vezes, mas antes de agir veja o que foi pago indevidamente. Caso um ou mais colaborador tenha recebido um pagamento de horas indevidamente, é importante agir eticamente e se reunir com essas pessoas ou esse colaborador.

Expor o acontecimento e explicar a situação, quanto mais rápido possível você iniciar uma reunião mais fácil será resolver esse problema.  

Explique que o valor debitado a mais será descontado no próximo holerite do colaborador, caso você tenha esquecido de pagar as horas extras o processo segue o mesmo só que inverso.

Você irá mencionar que o pagamento das horas extras serão debitadas no próximo mês.  Procure atentar-se para não cometer esse erro várias vezes e se tornar uma rotina. 

 

2° Erro: falta de controle de horário 

O controle de horário dos funcionários é a maneira de saber quem está presente na empresa e se está cumprindo com as normas institucionais.

Saber o horário de entrada, repouso e saída de cada um dos colaboradores é essencial, no departamento pessoal da sua empresa deverá manter todo esse controle para que a empresa cresça. 

Controlar o ponto, as folgas e até mesmo as horas extras para que não seja extrapoladas sem nenhum resultado de produtividade para a organização. É importante acompanhar o quadro de horários de cada funcionário para ver se há presença de divergência dos horários combinados. 

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3° Erro: pontos incorretos

Esse quarto erro é um dos mais comuns que ocorrem nas organizações. Um dos seus principais motivos é a falta de bater o ponto, pelo simples motivo de esquecimento ou de má fé mesmo. 

Em alguns casos quando o colaborador chega fora do seu horário, acaba não batendo o ponto de chegada complicando para o departamento pessoal ir atrás e descobrir o motivo.

É recomendado bater o ponto sempre ao chegar no trabalho, mesmo que se chegou atrasado. É uma forma de comprovar que naquele dia você estava presente na empresa. 

O ponto de saída para o almoço é um grande problema, alguns esquecem que estão indo almoçar ou esquecem de voltar na hora certa, complicando ou deixando de bater o ponto. Acontece bastante de extrapolar o horário permitido para o almoço. 

 

4° Erro: esquecer de atualizar os dados  

Manter os dados atualizados de todos os funcionários da empresa é fundamental, muitas vezes ocorre de alguns dados estarem incorretos, como o endereço de residência do colaborador. Certifique-se de que os dados pessoais dos colaboradores estejam corretos.

Um dos principais erros cometidos é no caso das pessoas que tem filhos. Geralmente a falta desses documentos no armazenamento da empresa é grande.

 

5° Erro: enquadramento incorreto 

Um dos erros que são cometidos no departamento pessoal é na hora de gerar a folha de pagamento e fazer o enquadramento incorreto dos funcionários da empresa. Cada colaborador pertence a uma categoria como comércio, indústria e serviço. 

Caso ocorra um erro de enquadramento será necessário fazer o reajuste. Cuidado é indispensável e certifique-se de as normas serão seguidas corretamente. 

 

6° Erro: não acompanhar as mudanças da legislação 

A legislação brasileira é um pouco confusa e complicada de se entender. Por esse motivo é necessário alguém com as devidas habilidades de compreensão nesse setor.

Ficar atento a todas as mudanças que ocorrem junto ao governo para evitar cometer erros críticos em que possa colocar em insegurança a estabilidade financeira da empresa. 

 

Diferença entre Recursos humanos e Departamento pessoal 

Muitas pessoas acreditam que o RH "Recursos Humanos" é a mesma coisa que o DP "Departamento Pessoal", mas não é! 

Antes de mais nada é preciso entender que Recursos Humanos é um termo quase que não se usa mais. O termo foi substituído por Gestão de Pessoas.

Veja abaixo a diferença entre a Gestão de Pessoas e Departamento Pessoal:

Gestão de pessoas: Lida com o recrutamento de pessoas com habilidades para desenvolver tarefas para empresa, processos seletivos, entrevistas e etc. 

Departamento pessoal: Cuida do colaborador depois que estiver contratado na empresa, tudo que envolve ele desde a pagamentos, ferias, cálculos, desligamento e outros. 

 

Conclusão

Neste artigo você pode compreender o que é folha de pagamento é que alguém com as habilidades certas pode desenvolver um excelente papel nessa área. Foram apresentados 6 erros comuns que ocorrem no departamento pessoal que tem influência direto na folha de pagamento dos colaboradores. 

Saiba que a maioria desses erros podem ser evitados com um pouco mais de atenção de todas as pessoas envolvidas dentro da instituição. Certifique-se de que todos os colaboradores estão cumprindo as normas da empresa para que assim a mesma cumpra com o seu propósito empresarial. 

 

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Abraço do time Marbo! 💛

Topics: Pessoal

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