Você faz a gestão de Notas Fiscais? Saiba por que você precisa fazer!

Posted by Anauara da Cruz on 13/01/2020 08:30:00
Anauara da Cruz
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Para estar a par de todas as obrigações fiscais que o sistema tributário brasileiro impõe para os empreendedores é necessário possuir uma boa gestão frente aos documentos que comprovam a existência e legalidade de transações comerciais. Ou seja, é preciso deter um controle estratégico das Notas Fiscais emitidas e recebidas.

Realizar a gestão de Notas Fiscais é uma atividade que engloba o armazenamento, análise e administração das NF-es. Tal atividade pode ser feita tanto de forma eletrônica, através de softwares e sistemas específicos, como também de modo manual, o qual exige o auxílio de colaboradores e meios físicos. Sendo assim, querendo ou não, o ato de gerir notas demanda tempo e alocação de recursos importantes. Mas, que no fim ajudam no andamento e crescimento de um negócio.

O que você verá neste artigo:

  • O que é nota fiscal?
  • Qual a importância das Notas Fiscais?
  • Por que fazer a gestão de Notas Fiscais?
  • Como fazer? Dicas Importantes
  • Conclusão
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O que é Nota Fiscal? 

Nota Fiscal diz respeito a um documento obrigatório que deve ser emitido após a realização de qualquer transação de venda ou serviços. A não emissão de Nota Fiscal é ilegal e considerada sonegação, pois ela documenta a transação com o objetivo de recolhimento de impostos.

Qual a importância das Notas Fiscais? 

 

É natural que as pessoas pensem que as Nota Fiscais exigem muito trabalho. Mas, na verdade, elas podem ser essenciais quando o assunto é credibilidade perante os seus clientes ou até mesmo legitimidade diante do fisco, pois:

 

  • Garante que o empreendedor deve receber valores monetários após a venda ou prestação de serviços
  • Registra adequadamente uma operação em que tributos, taxas ou impostos devem ser aplicados
  • Serve como objeto legítimo em casos de contestação de multas e demais penalidades. 

 

Dessa forma, é extremamente importante que o empresário tenha como prioridade organizar e guardar as Notas Fiscais, tanto emitidas como recebidas, a fim de evitar possíveis dores de cabeça. Nesse sentido, nós da Marbo garantimos que fazer isso através de um sistema automatizado pode ser muito mais tranquilo e eficiente. Se interessou pela ideia? 

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Por que fazer a gestão das Notas Fiscais?

 

Como dito acima, não podemos negar que as Notas Fiscais são um ponto importante dentro de um negócio e, por isso, merecem demasiada atenção. Geri-las corretamente pode trazer uma série de benefícios significativos para a sua empresa, tais como:

 

  • Maior controle sobre a movimentação de recursos
  • Permite que seu Departamento Financeiro saiba exatamente o quanto de dinheiro será direcionado para o pagamento de impostos referentes as transações realizadas
  • Maior facilidade para lidar com casos de trocas e devoluções
  • Com a organização e possível automatização de processos, a sua equipe como um todo terá mais tempo para realizar outras atividades com alto teor de impacto sobre o negócio
  • Caso você seja fiscalizado de forma indevida, você pode recorrer com os devidos documentos comprobatórios
  • Se o processo de organização e controle das notas já estiver bem estruturado e padronizado qualquer colaborador direcionado para esta função terá maior facilidade de aprendizado
  • Caso surja a necessidade de verificação ou apuração das notas isto poderá ser feito com muita praticidade
  • Há a diminuição de custos devido a multas ou erros

 

Como fazer? Dicas Importantes

 

1 - Direcione um profissional responsável pela gestão

 

Independente do tamanho do seu negócio o gerenciamento de Notas Fiscais exige atenção,  principalmente devido a quantidade de etapas durante o processo como, por exemplo, arquivamento, cálculo de impostos, etc. Dessa forma, o mais certo a se fazer é direcionar um líder, com ajudantes ou não, para lidar de modo exclusivo com este trabalho.

Pontuamos, ainda, que os profissionais mais capacitados para efetuar tal atividade são os contadores. Então, recomendamos que busque pessoas com esta formação para ocupar esse cargo de gerência. Porém, caso queira conhecer uma outra alternativa, nós da Marbo realizamos a prestação desse serviço. Quer saber mais? CTA NOVA

2 - Invista em tecnologia

 

No mundo atual, sabemos que um dos maiores protagonistas é a tecnologia. E como não seria? Já que é ela que possibilita maior automatização, praticidade, agilidade e redução de erros em diversos processos.

Tais potencialidades também atingem diretamente o mundo de negócios, inclusive no processo de gestão de Nota Fiscais através dos renomados sistemas de gestão. Investir em algum deles pode te auxiliar e colaborar radicalmente para a melhoria da sua rotina empresarial.

 

3 - Armazene as Nota Fiscais com segurança

 

Uma empresa está sempre sujeita á fiscalizações, questionamentos de clientes, desacordos com fornecedores, entre outras situações. Então é essencial que as NFs estejam armazenadas, categorizadas e classificadas de forma segura, independente de serem eletrônicas ou não. 

 

4 - Não ignore as Notas Fiscais recebidas

 

Dar mais atenção para as notas emitidas do que para as recebidas é um ato muito comum entre os empresários. No entanto, isso não deve acontecer. Pois, ambas são importantes e devem ser tratadas igualmente.

Afinal de contas, são as Notas Fiscais recebidas que garantem á natureza da sua mercadoria, além de comprovar que houve gastos com matérias primas e demais itens que fazem um negócio funcionar como deveria.

 

5 - Estabeleça uma rotina  

 

Estabelecer uma rotina neste caso diz respeito a criar tarefas, etapas e direcionamentos para o processo de gestão das Notas Fiscais e assim fazer com que este seja estruturado de modo eficiente. Conforme você organiza um passo a passo você otimiza o seu tempo, já que por exemplo identificar clientes e responsáveis dentro da equipe fica muito mais fácil. Além de também diminuir os índices de erros. 

 

Clique aqui e confira quais são os erros mais comuns na emissão de uma nota fiscal!

 

Conclusão 

Vimos a importância da Nota Fiscal, a não emissão da mesma é considerada sonegação fiscal, então mantenha suas NFs em dia, esperamos que este artigo tenha conseguido te mostrar a importância de realizar a gestão de Nota Fiscais do seu negócio. Mas, não termine sua jornada por aqui aproveite outros dos nossos conteúdos e se inscreva na nossa newsletter!

 

Abraços do Time Marbo! 💛 

Topics: Fiscal

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